De impact van thuiswerken voor de accountant

De impact van thuiswerken voor de accountant
In de door ons onlangs gepubliceerde blog hebben we tips gegeven om zo goed mogelijk vanuit huis te werken. Afhankelijk van de omgeving kan thuiswerken voordelen voor de productiviteit met zich meebrengen. Echter, bestaat de kans dat door het thuiswerken de communicatie met andere medewerkers of met externen wordt bemoeilijkt of vertraagd. Dit kan leiden tot het minder effectief uitvoeren van werkzaamheden door het te laat of het onvoldoende verkrijgen van informatie. Daarnaast bespreken wij in deze blog hoe accountants vanuit huis de werkzaamheden beter kunnen voortzetten.

Hoe gaan accountants om met thuiswerken?
Binnen de accountancybranche wordt al veel digitaal gewerkt. Zo verloopt klantcontact normaal gesproken veelal telefonisch of per e-mail. Door Remote Desktop wordt het op afstand werken nog toegankelijker. Een accountant zit hierdoor relatief eenvoudig op afstand in de financiële administratie of in het dossier van een klant en kan eveneens hierin verder werken. Overige informatie of documenten die als onderbouwing dienen, kunnen worden aangeleverd via een klantenportal. Gesteld kan worden dat accountants veelal gewend zijn om op afstand of vanuit huis te werken. Ondanks het gebruik van alle online tools is het in de huidige situatie steeds lastiger om aan informatie van de klant te komen. Hoe kom je aan informatie als de klant zelf niet bij deze informatie kan of als je klant nog niet vergenoeg geautomatiseerd is om aan je informatiebehoefte te voldoen?

Gevolgen voor de controle- en samenstelpraktijk
Binnen de controle- en samenstelpraktijk is het belangrijk om voldoende en geschikte informatie in te winnen bij de klant. Door op locatie te werken is het voor een accountant toegankelijker om aan informatie te komen. Zowel door het stellen van vragen als door het opdoen van waarnemingen. Doordat eenieder zoveel mogelijk vanuit huis moet werken kan dit ervoor zorgen dat er vertraging wordt opgelopen bij het aanleveren en het verzamelen van voldoende en geschikte informatie. Dit leidt mogelijk tot onvoldoende onderbouwing van een post in de jaarrekening. Denk hierbij aan het niet of minder goed kunnen uitvoeren van een inventarisatie op locatie of het niet tijdig ontvangen van documentatie waardoor een dossier onvolledig is. Voor een aantal gevallen leidt de problematiek ertoe dat er uitstel wordt aangevraagd voor een deadline. Ondanks de coronacrisis veranderen de vereisten niet voor informatie die nodig is voor het onderbouwen van de samenstel- of controleverklaringen. Doordat een accountant mogelijk niet in staat is om aan de benodigde informatie te komen bestaat de kans dat een accountant geen goedkeurende controleverklaring kan afgeven, maar een oordeelonthouding of verklaring met beperking afgeeft.

Mogelijkheden voor het verzamelen van informatie
Binnen zowel de samenstel- als de controlepraktijk is het belangrijk om technologische ontwikkelingen toe te passen die de werkzaamheden en de communicatie bevorderen. Door software zoals Skype en Teamviewer is het mogelijk om de klant vragen te stellen of om mee te kijken op de computer. Dit is een mogelijkheid om de benodigde informatie te bevestigen. Daarnaast heeft de accountant toegang tot de financiële administratie, dan wel tot andere softwarepakketten die de klant gebruikt, zoals de salarisadministratie. Hierdoor blijft de accountant in staat om op afstand de juiste informatie te verkrijgen ter onderbouwing van het samenstellen of controleren van de jaarrekening. Bij het op afstand verkrijgen van informatie dient de accountant alert te zijn op het waarborgen van de professionele oordeelsvorming en kritische instelling mede door de (financiële) onzekerheid door het coronavirus.